今、必要な書類を整理して
さっと取り出せるように収納!

書類はモノと比べ、必要・不必要に分けるのが難しく感じられますが、「いつか」ではなく「今」を基準として、必要な書類を選ぶことが大切です。理想は「手元から10秒、キャビネットから30秒」で1枚を取り出せる収納。今後一生、書類を探す時間がなくなりますよ。ぜひ頑張ってみてくださいね!

1カ所決めて、まず整理、そのあと収納に取り組みます。それが終わった場所は、日々片付けのみでOK。つまり、整理収納とは、仕組みづくりなのです。


整理収納は「30分」と決めて行いましょう。

整理を始める前におすすめなのが、キッチンタイマーで30分をセットしてスタートすること。時間を区切らずに進めると30分があっという間に過ぎてしまうように感じます。あらかじめ「30分」と決めておくと、「①思いのほか時間が長く感じて作業を進められる」「②時間を区切ることで集中できる」という2つのメリットがあります。


家庭の書類は大きく9種類に分けます。

家庭の書類は、大きく分けて9種類。【お金】【手紙・宅配便】【仕事・資格】【日常】【健康】【旅行】【電話・ネット】【取扱説明書】【教育】です。この9種類は、皆さんのご家庭に合わせて、変更・増減していただいて大丈夫です。

大切なのは、モノと同じく、きちんと種類で分けること。探す時間が激減します。テーブルの上に9種類に分けやすいよう【◯◯】と書いた付箋を貼って、次へ進んでください。


まずは分ける。分けたら不必要な書類は処分。

家中の書類を集めて、付箋の場所に「種類で分けて」置いていきます。その際、捨てる書類はその都度廃棄します。何年も見ていない書類、使わなかった書類、いつか見ようと思っていたが古くなった情報の書類など、この際に処分します。

捨てられない書類は「種類で分ける」を徹底してみて。ナレムコの法則によると、書類は発生後1年経つと、99%が使わなくなるそうです。それを知れば、その使わない書類のために時間を取られるのはもったいないと思いませんか?

また、お客様宅でこの作業をするとき、手が止まるのが思い出の書類が見つかったとき。思い出の書類はファイリングではなく「思い出ボックス」を作って入れるのがおすすめです。普段使う書類と分けることで邪魔にならず、思い出に浸りたいときにすぐに見ることができますよ。


おすすめのファイリング方法 2選。きっちりさん向け、ずぼらさん向け。

ファイリング方法は2種類。【簿冊式】と【バーチカル式】があり、それぞれの特徴をご紹介します。

【簿冊式】きっちりさん向け
古くから日本に根付いた方式。紙に穴を空けたり、ファイルを使ってまとめる方式。パラパラと本のように検索でき、西口家はこの方式で収納しています。
メリット:持ち運びしやすく、収納しやすい。
デメリット:紙を捨てにくくなる。

【バーチカル式】ずぼらさん向け
欧米式。キャビネットやファイルボックスを使って、垂直(バーチカル)に立てる方式。
メリット:綴じ込まないので取り出しやすく捨てやすい。
デメリット:持ち運びがしにくい。奥行35cm以上の棚が必要。

簿冊式は9種類に分けたまま、9冊のファイルに収納します。ファイルのおすすめは、写真のように4リングのもの。冊子など重い書類を入れても外れにくいためです。小さな文房具ショップではあまり売っていないですが、ネットで購入することができます。

これにリフィル(1ポケット・2ポケット・4ポケット・10ポケット)を足して使います。1ポケットはたくさん使うので、100枚以上の購入を。1ポケットずつインデックスを付ければ、検索性が高まります!

バーチカル式は、家庭の場合、ファイルボックスに収納します。奥行35cm以上の棚に9個(約90cm)並ぶのが理想的ですが、それほど幅が無い場合は2~3種類を同じボックスに入れます。

個別フォルダーのクリアファイルにインデックスを付け、書類を差し込んでいくだけです。検索性が高くなるので、ファイルボックス内を中分類・小分類で分けるのがおすすめ!

「ファイリングは面倒」と感じるかもしれませんが、正しい書類収納を一度行えば、これから一生、書類を探さなくても良くなりますよ!頑張ってくださいね。


西口理恵子さん

整理収納アドバイザー1級、インテリアコーディネーター、宅地建物取引士。新築マンション営業、企画に携わり、「インテリアR」を立ち上げる。「収納・インテリア・美」を総合した「美人収納」を掲げ、テレビ・雑誌でも活躍。セミナー・講演だけでなく、個人宅で「美人収納術」を直接指導し、整理収納サービスで生まれ変わらせたお宅は200軒以上も。著書『毎日がうまく回り出す 1日1収納の法則』他多数。

次回(4月下旬公開予定)は、
かさばりやすい寝具の収納のコツをご紹介!